경험상 상당히 공감 가는 내용인듯 하고,
추가적으로 배울 점도 많이 있는거 같아서 옮겨본다.
무엇보다 PDA/SmartPhome으로 하는 일정 관리 프로세스와 밀접하다 :)
重要・緊急マトリクスで時間管理の達人に
중요/긴급 매트릭스로 시간관리의 달인으로
なぜ「デキるビジネスパーソン」は時間に余裕があるの？
왜 <능력있는 비지니스맨>은 시간에 여유가 있는가?
時間に余裕がないのはなぜだろう？
시간에 여유가 없는 것은 왜 그럴까?
あなたの周りの、デキるビジネスパーソンを観察してみてください。彼らは必ず、締切りに余裕をもって仕事を仕上げていることがわかると思います。翻って、あなたの場合はどうでしょう？
당신 주위의 능력있는 사람들을 관찰해 보세요. 그들은 반드시 마감에 여유를 가지고 일을 해내고 있는 것을 알 수 있습니다. 그에 반해, 당신의 경우는 어떤가요?
「○○さん、あの仕事はどうなってる？」と、上司に催促されて慌てて取り掛かる。締切り前に時間がないことに気がついて、徹夜作業してしまう。結局時間切れで、不完全なアウトプットを提出してしまう。そんな負のスパイラルに陥っていませんか？
<OO씨, 그 일 어떻게 되가고 있어?>라고, 상사가 재촉하여 급하게 착수한다. 마감전에 시간이 없는 것이 신경쓰여서, 철야작업해버린다. 결국 시간이 다 되어, 불완전한 결과를 제출해 버린다. 그런 부담의 스파이럴(?)에 빠져 있지 않습니까?
時間はすべての人間に平等に１日24時間しかありません。それなのに、デキるビジネスパーソンだけ、時間に余裕があるように見えるのはなぜでしょうか？
시간은 모든 인간에게 똑같이 하루 24시간밖에 없습니다. 그런데 능력있는 사람만 시간에 여유가 있는 것처럼 보이는 것은 왜 그럴까요?
その謎を解く鍵は、タスク管理とスケジュール管理にあります。今日はこの２つについてお話しましょう。
그 의문을 풀 열쇠는, 태스크관리와 스케쥴관리에 있습니다. 오늘은 이 2가지에 관하여 이야기해봅시다.
タスクとスケジュールを自由自在に管理する
태스크와 스케쥴을 자유자재로 관리한다.
ビジネスパーソンが日々抱えているタスクは、企画書や提案書の作成といった、じっくり腰を据えて取り組むべきものから、会議室の予約や資料のコピー、メール返信、資料の修正といった簡単なものまで様々です。これらのタスクをすべて洗い出し、分類して、優先順位をつけるのが「タスク管理」です。
비지니스맨이 매일 간여하고 있는 작업(태스크)은, 기획서와 제안서의 작성과 같이 쭈욱 엉덩이를 붙이고 집중해야하는 일에서부터 회의실의 예약과 자료의 카피, 메일회답, 자료의 수정과 같이 간단한 것까지 다양합니다. 이것들의 작업을 모두 조사하고 분류하여 우선순위를 정하는 것이 <태스크관리>입니다.
また、タスクにはすべて締切りが存在します。それぞれのタスクの締切りを頭において、いつどのような手順で取り組むかを、管理するのが「スケジュール管理」です。
또, 태스크에는 모두 마감이 존재합니다. 각각의 태스크의 마감을 머리에 염두해 두고, 언제 어떠한 순서로 처리할지를 관리하는 것이<스케줄관리>입니다.
デキるビジネスパーソンは、意識的・無意識を問わず、タスクとスケジュールを自在に管理することで、時間を創り出しているのです。
능력있는 비지니스맨은 의식적,무의식을 가리지 않고(?), 태스크와 스케줄을 스스로 관리하는 것으로 시간을 만들어 내고 있는 것입니다.
ではデキるビジネスパーソンはどんな風に実践しているのでしょうか？
그러면, 능력있는 비지니스맨은 어떤식으로 실천하고 있는 걸까요?
重要・緊急マトリクスでタスクを分類する
중요,긴급 매트릭스로 태스크를 분류한다.
重要・緊急マトリクスでタスクを分類しよう
まずは、あなたが今抱えているタスクを全て書き出してみましょう。タスク管理の第一歩は、タスクの全体像を把握するところから始まります。メール返信等の、書き出すまでもないと思うような小さなタスクも、漏れなくリストアップします。
중요,긴급 매트릭스로 태스크를 분류해봅시다.
먼저, 당신이 지금 가지고 있는 태스크를 모두 적어봅시다. 태스크관리의 첫걸음은 태스크의 전체를 파악하는 것에서부터 시작합니다. 메일회신등의 써놓을 것 까지도 없는 거라고 생각하는 작은 일까지도 빠짐없이 리스트를 작성합니다.
リストアップが終わったら、次にそれらのタスクを、「重要な仕事か？」「緊急な仕事か？」という２つの問いにあてはめて、以下の４つに分類します。
리스트작성이 끝났다면, 다음에 그 하나하나의 태스크를 <중요한 일인가?> <긴급한 일인가?> 라고 하는 2가지의 물음에 견주어, 이하의 4개로 분류합니다.
(１) 重要かつ緊急
(1)중요하면서 긴급
(２) 重要だけど、今すぐでなくても大丈夫
(2)중요하지만 긴급하지는 않음
(３) あまり重要じゃないのに、急かされている
(3)중요하지 않지만 긴급
(４) 重要でも、急ぎでもない（＝どうでもいい）
(4)중요하지도 긴급하지도 않음
重要な仕事とは、それを仕上げることで何らかの価値を生む仕事です。例えば営業の方であれば、案件クロージングのための顧客訪問や、提案書の作成等、売上に直接つながる仕事を指します。緊急な仕事とは、文字通り、締切りが迫っている仕事です。具体的には今日明日中に締切りが巡ってくるような仕事を指します。
중요한 일이라는 것은, 그것을 끝마치면 무언가 가치가 생기는 일입니다. 예를 들어, 영업이라면 계약마무리를 위한 고객방문과 제안서의 작성등, 매상에 직접 연관이 있는 일을 가르킵니다. 긴급한 일이라는 것은 문자 그대로 마감이 임박해 있는 일입니다. 구체적으로는 오늘내일중에 마감이 돌아오는 일입니다.
さぁ、分類されたタスクを眺めてみてください。どのように分類されたでしょうか？ 普段「時間がない」と思っている人は、(１)と(３)の仕事に忙殺されて、(２)を疎かにしていませんか？ 「今すぐでなくても大丈夫」と、(２)の仕事を放置していると、いつの間にか時間が過ぎて、(２)の仕事が(１)に変わってしまいます。そうなると永遠に仕事に忙殺される日々から抜け出すことができません。
그럼, 분류되어진 태스크를 훑어봐주세요. 어떻게 분류되어 있을까요? 보통<시간이 없다>라고 생각하고 있는 사람은, (1)과(3)의 일에 쫓겨 (2)의 일이 (1)로 바뀌어 버립니다. 그렇게 되면 영원이 일에 쫓기는 매일매일에서 빠져나갈 구멍이 없게 됩니다.
分類したタスクに優先順位をつける
분류한 태스크에 우선순위를 매긴다.
(１)と(３)に忙殺される日々から抜け出すには、タスクに優先順位をつけることが大切です。だれにでも一番優先順位の高い仕事は「(１)重要かつ緊急」だ、ということがわかります。また、一番優先順位の低い仕事は「(４)重要でも、急ぎでもない」、ということも明確です。それでは「(２)重要だけど、今すぐでなくても大丈夫」「(３)あまり重要じゃないのに、急かされている」は、どちらを優先すべきでしょうか？
(1)과 (3)에 쫓기는 매일매일에서 탈출하려면, 태스크에 우선순위를 매기는 것이 중요합니다. 누구라도 제일우선순위가 높은 일이라는 것이(1)이라는 것은 잘 알 겁니다. 또 제일 우선순위가 낮은 일은 (4)라는 것도 명확합니다. 그러면 (2),(3)은 어느쪽이 우선해야할까요?
多くの人は、「締切りを守るためには、(３)を先にやらねばならない」と考えるでしょう。しかし、これが大きな落とし穴なのです。先ほども述べたように、(２)の仕事は放っておくと(１)に変わってしまします。
많은 사람은 <마감을 위해서는 (3)을 먼저하지 않으면 안돼>라고 생각할 겁니다. 하지만, 이것이 큰 함정입니다. 방금도 서술했듯이 (2)의 일을 내버려두면 (1)로 바뀌어 버립니다.
デキるビジネスパーソンは、迷わず「(２)重要だけど、今すぐでなくても大丈夫」を選択します。しかし、もちろん(３)の仕事も締切りまでに終わらせます。どうしてそんなことができるのでしょうか？ それは、スケジュール管理が巧みだからです。すき間時間を利用して(３)を素早く終わらせる術を知っているからなのです。
능력있는 비지니스맨은 망설이지 않고 (2)를 선택합니다. 하지만, 물론 (3)의 일도 마감까지 끝냅니다. 어째서 그런 일이 가능할까요? 그것은 스케쥴관리가 정교하기 때문입니다. 자투리 시간을 이용해서 (3)을 재빨리 끝내는 기술을 알고 있기 때문입니다.
スケジュール上に時間を確保する
스케쥴위에 시간을 확보한다.
「自分との約束」もスケジュールに記載しよう
自分が取り組むべきタスクをすべて洗い出して、重要・緊急マトリクスに分類できたら、次にやるべきことは、それぞれのタスクのための時間を、スケジュール上に確保することです。
<자신과의 약속>도 스케쥴에 기재해보자
자신이 해야하는 태스크를 모두 나열하고, 중요/긴급 매트릭스로 분류했다면, 다음에 해야할 일은, 각각의 태스크를 위한 시간을 스케쥴위에 확보하는 것입니다.
手帳を使っている人も、パソコンのグループウェアを使っている人も、スケジュールというと、会議や外出などの「他人との約束」のみを記載している人が多いと思います。しかし、スケジュール管理を巧みにするには、「自分との約束」、すなわち自分の仕事予定をもスケジュールに記載することをお勧めします。
수첩을 사용하고 있는 사람도, PC의 그룹웨어를 사용하고 있는 사람도, 스케쥴이라고 하는, 회의와 외출등의 <타인과의 약속>만 기재하고 있는 사람이 많다고 생각합니다. 하지만, 스케쥴관리를 정교히 하기위해서는 <자신과의 약속>, 즉 자신과의 일정도 스케쥴에 기재하는 것을 권합니다.
分類されたそれぞれのタスクについて、いつ、どのくらいの時間をかけて取り組むか決めましょう。そして、スケジュールに記載します。その時に注意すべき点は以下の3つです。
분류된 각각의 태스크에 관해서, 언제, 어느정도의 시간을 들여서 처리할지 결정해봅시다. 그리고, 스케쥴에 기재합니다. 이때 주의해야할 점은 이하의 3가지 입니다.
・タスク分類(１)⇒(２)⇒(３)⇒(４)の順番で時間を確保する
・時間のかかるタスクから、時間枠を確保する
・予め決めた時間内に終わるようにする
*태스크분류(1)->(2)->(3)->(4)의 순번으로 시간을 확보한다.
*시간이 걸리는 일부터, 시간표를 확보한다.
*예정된 시간내에 끝내도록 한다.
重要なのは３つ目の、「予め決めた時間内に終わるようにする」ということです。時間内に終わらせようと努力することで、時間を決めずにだらだらと仕事をしている時より、ずっと効率的に仕事ができるようになります。これが、デキるビジネスパーソンとの違いといっても過言ではありません。
중요한 것은 3번째의 <예정된 시간내에 끝내도록 한다>입니다. 시간내에 끝내도록 노력하는 것으로, 시간을 결정하지 않고 장황하게 일을 하는 것보다 더욱 효율적으로 일할 수 있게 됩니다. 이것이, 능력있는 비지니스맨과의 차이점이라고 해도 지나친 말이 아닙니다.
タスク管理・スケジュール管理は始業前に
태스크 관리/스케쥴 관리는 업무 시작 전에
最後に、一つだけ注意事項を申し上げましょう。タスク管理・スケジュール管理は、仕事を効率的に進めるための強力なツールですが、仕事そのものではありません。ですから、タスクの洗い出し・分類・スケジュールへの書き込みといった作業は、始業前に済ませておくべきです。通勤途中の電車の中で考えるのもいいですし、他の人より少し早めに出勤して整理しておくのもよいでしょう。タスク管理・スケジュール管理を済ませておくことで、始業開始とともに、効率よく仕事を進めることができるのです。
최종적으로, 한가지만 주의사항을 말씀드리겠습니다. 태스크 관리/스케쥴 관리는, 일을 효율적으로 진행시키기 위한 강력한 툴입니다만, 일 그 자체는 아닙니다. 그러므로, 태스크의 나열/분류/스케쥴으로의 적용이라는 작업은, 업무 시작 전에 끝내두어야 합니다. 통근도중의 전차 안에서 생각하는 것도 좋습니다만, 다른 사람보다 조금 먼저 출근해서 정리해 두는 것도 좋을 겁니다. 태스크관리/스케쥴관리를 끝내두는 것으로, 업무개시와 함께, 효율성 있게 일을 진행시키는 것이 가능합니다.
원문 출처 :
http://allabout.co.jp/gs/businessskill/closeup/CU20070206A/index2.htm번역 출처 : 나면님at클리앙,
http://clien.career.co.kr/zboard/view.php?id=lecture&no=3909
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